Kuusi helppoa tapaa tietojen suojaamiseen

EU:n tietosuoja-asetuksen myötä henkilötietoja koskevat määräykset ovat nyt tiukemmat kuin koskaan ennen ja seuraukset arkaluonteisten tietojen suojaamatta jättämisestä erittäin vakavat. Oletko tullut ajatelleeksi, että toimiston tulostin on tietosuojariski? Tulostimiin liittyvät riskit jäävät helposti huomiotta. Tulostinturvallisuudessa on nykyään kyse paljon muustakin kuin vain asiakirjojen suojaamisesta, sillä tulostimilla tehdään muutakin kuin vain tulostetaan.

Jos tulostin joutuu vääriin käsiin, ulkopuoliset voivat sen kautta päästä käsiksi tulostettujen kuvien sisältämiin luottamuksellisiin tietoihin. Tunkeutujat voivat myös napata tulostustiedostoja tai saada tietoonsa käyttäjätunnuksia ja käyttää tietokoneverkkoa niiden avulla.

Tässä ovat tulostinturvallisuuden kuusi kulmakiveä, joita pohtimalla yritys voi pienentää tulostinriskejään. Näillä keinoilla yritys huolehtii siitä, että sen tulostimet pitävät luottamukselliset liiketoimintatiedot luottamuksellisina.

• SIJOITUS: Sijaitseeko tulostin näkyvällä paikalla? Kun tulostin on näkyvillä eikä erillisessä huoneessa tai syrjäisessä nurkassa, sitä on helpompi valvoa. Näin voidaan torjua myös urkintalaitteiden käyttöä. Tämä on erityisen tärkeää myös ulkopuolisille avoimissa tiloissa, kuten vastaanottoalueella.

• VARKAUDENESTO: Jos yrityksessä käsitellään luottamuksellista tietoa säännöllisesti, tulostin kannattaa suojata varkaudelta fyysisesti, jotta sitä ei voida kantaa pois. Tämä saattaa kuulostaa liioittelulta, mutta tulostimiin voi tallentua tietoa, johon ulkopuoliset voivat päästä käsiksi. Jos tulostin joutuu vääriin käsiin, niin joutuvat myös sen sisältämät tiedot.

• PAPERI: Paperin saatavuuden rajoittaminen saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta tämä yksinkertainen keino voi merkittävästi pienentää tietovarkauksien ja petosten riskiä. Paperin saatavuutta on erityisen tärkeää rajoittaa, jos yrityksessä käytetään suojamerkittyä paperia. Luvattoman pääsyn voi estää myös lukittavalla paperinsyöttölokerolla.

• IHMISET: Jos osalla yrityksen osastoista käsitellään arkaluonteisia tietoja säännöllisesti, niille kannattaa harkita erillisten tulostimien hankkimista tähän tarkoitukseen. Näin ehkäistään salassa pidettävien asiakirjojen varkauksia.

• SALASANA: Kun tulostin toimitetaan yritykseen, siihen on tehtaalla määritetty ylläpitäjän oletussalasana. Nämä salasanat on helppo arvata. Kun tulostinta otetaan käyttöön, siihen tulee vaihtaa vahva salasana, jota käytetään vain kyseisessä laitteessa.

• TULOSTIN: Tarkista, että laitteessa on yrityksessä tarvittavat turvatoiminnot. Brotherin tulostimet tukevat alan johtavia viestintäprotokollia ja salausmenetelmiä. Lisäksi kannattaa tarkistaa voiko tulostimen lukita asetuksista ja näin estää luvattoman käyttäjätietojen muokkaamisen. Jos haluat lisäturvaa, kannattaa harkita Suojatun toiminnon lukolla (Secure Function Lock) varustettua tulostinta. Tällä toiminnolla voidaan määrittää käyttäjät, joilla on oikeus muuttaa asetuksia ja käyttää tiettyjä toimintoja PIN-koodilla tai NFC-kortilla.

Brother tarjoaa useita tietoturvaa parantavia toimintoja, joista yksi esimerkki on Brother Secure Print+ 

Secure Print+ -ohjelmalla voit tulostaa yrityksen luottamukselliset asiakirjat turvallisesti.

Tässä ovat ohjelman tärkeimmät ominaisuudet ja edut:

Korttitodennus: Asiakirjasi tulostuvat vasta sitten, kun olet valmis hakemaan ne tulostimesta. Voit vapauttaa tulosteesi henkilökortilla, jossa on NFC-ominaisuus.

Helposti hallittavissa: Käyttäjien lisääminen ja poistaminen on yksinkertaista. Jokaiselle käyttäjälle voidaan luoda oma profiili. Yksittäisille käyttäjille voidaan määrittää käyttöoikeus laitteen kaikkien toimintojen käyttöön tai rajata käyttöoikeus vain tiettyihin toimintoihin.

Turvallinen asiakirjatulostus: Voit estää luottamuksellisten asiakirjojen joutumisen vääriin käsiin. Asiakirjasi tulostuvat vasta sitten, kun vapautat tulostustyösi tulostimelta.

Jos haluat lisätietoa Secure Print+-ohjelmasta tai keskustella yrityksellesi sopivista vaihtoehdoista, ota meihin yhteyttä. Lue lisää turvatulostuksesta täältä.