Tulevaisuuden toimisto: tuottavuuden esteitä poistamassa

Matkalla kohti tulevaisuuden toimistoa tuottavuuden esteiden poistamistahti kiihtyy jatkuvasti, ja sen keinot vaihtelevat aikaa säästävistä oikoteistä virtuaaliavustajien käyttöön.

Ylitettävänä kaikkien aikojen suurin este

Teknologia auttaa vähentämään suurimpia esteitämme - välimatkaa ja aikaa. 

Nykyiset neuvottelutyökalut mahdollistavat kirjautumisen monin tavoin ja sisältävät paljon toimintoja esitysten, suunnitelmien ja ideoiden jakamiseen sekä aivoriihien pitämiseen. Niiden avulla eri puolilla maailmaa olevat ihmiset voivat keskustella keskenään. Olemme kuitenkin vasta raapaisseet pintaa sekä teknisten mahdollisuuksien että yritysten kysynnän kannalta.

Ennakkoluulottomimmat yritykset pitävät jo nyt neuvotteluja virtuaalitodellisuudessa. Niissä neuvotteluympäristönä voi olla vaikkapa hiekkaranta tai ulkoavaruus. Osa teknisistä asiantuntijoista uskoo, että tällaiset neuvottelut voivat yleistyä jo viidessä vuodessa¹. 

Virtuaalitodellisuus ja lisätty todellisuus auttavat vähentämään kiusallisia tilanteita, syventämään yhteistyömahdollisuuksia ja osallistujia viestimään reaalimaailman materiaalien, tuotteiden tai konseptien avulla, mikä puolestaan lisää läsnäolon tunnetta.

Virtuaalimaailmat voidaan suunnitella tukemaan luovuutta, mikä osaltaan edistää teknologian mahdollisuuksia.

Virtuaaliyhteydessä oleva työekosysteemi

Lähitulevaisuudessa teknologia siirtyy pois siiloista ja synnyttää virtuaalitodellisuudessa toimivia työekosysteemejä.

Turvalliset pilvipalvelut ja niiden tukemat tietojärjestelmät sekä älykkäät toimistolaitteet (monitoimitulostimet) toimivat verkossa ja pystyvät keskustelemaan toistensa kanssa². Kun käytettävissä on saumatonta, turvallista, intuitiivista ja keskenään yhteentoimivaa teknologiaa, työskentelytapamme mullistuvat ja työskentely vapautuu ennennäkemättömällä tavalla.

Kuluttajalaitteissa jo nyt käytössä olevat Alexan, Cortanan ja Sirin kaltaiset virtuaaliavustajat voivat auttaa luomaan toimistolaitteita ja -järjestelmiä, joissa on biometrinen tunnistus, äänitunnistus, ääniohjaus, video-opastus ja itsediagnostiikka.

Monitoimitulostimien kaltaiset älylaitteet oppivat ennakoimaan käyttäjien tarpeita ja tilaamaan itselleen osia ja tarvikkeita, jolloin käytettävyysaika paranee ja jälleen yksi tuottavuuden este poistuu. Tekniikka myös edistää sopimuspohjaista IT- ja toimistolaitehankintaa, joten MPS-tulostuksenhallintapalveluiden ennustetaan kasvavan.

Tulevaisuuden tuottavuusennusteet nurin

Teknologia tekee paljon kiehtovampiakin asioita kuin vain tarjoaa pikavalintoja, helpottaa viestintää ja kuroo umpeen välimatkoja ja aikaa – se auttaa meitä voittamaan inhimilliset rajoituksemme.

Tekoäly mullistaa työelämän. Toisiinsa yhteydessä olevat laitteet keräävät tietoa, tarjoavat algoritmien avulla ratkaisuja tuottavuusongelmiin ja pystyvät monissa tapauksissa ratkaisemaan ongelmia, joita ihminen ei ole havainnut.

Ne auttavat ylittämään tuottavuuden esteitä, ja ennusteiden mukaan virtuaaliavustajat hallitsevat ihmisten kalentereita, varaavat neuvotteluhuoneita ja täyttävät kuluraportteja vuoteen 2025 mennessä². Googlen Gmailin Smart Compose -täydennyksen kaltaiset ohjelmat kehittyvät jatkuvasti paremmiksi automaattisten sähköpostivastausten laatimisessa.

Järjestelmät pystyvät suorittamaan aikaisemmin manuaalisesti hoidettuja tehtäviä, kuten laskutusta, tilaustenhallintaa ja palkanlaskentaa.

Teknologian merkitys toimistoympäristössä kasvaa nopeasti, kun tuottavuuden esteitä saadaan poistettua. Mikä sitten on ihmisen rooli tässä yhtälössä?

Kun yksitoikkoisia ja toistuvia tehtäviä automatisoidaan, työntekijöiden aikaa vapautuu strategisten, liiketoimintakriittisten ja lisäarvoa luovien tehtävien tekemiseen. Se puolestaan auttaa yrityksiä parantamaan tuottavuuttaan ja kannattavuuttaan.

1 https://www.fastcompany.com/40447437/will-virtual-reality-solve-your-conference-calls-nightmares
2 Quocirca Print 2025