IT-vetoinen yhteistyö määrittää koronanjälkeistä toimistotyötä

Nyt kun uutta normaalia on eletty jonkin aikaa, sekä pienissä että isoissa yrityksissä on ehditty ajatella asiaa ja arvioida digiratkaisuja uudelleen. Työntekijöiden, päättäjien ja IT-osastojen ajatusmallit ovat muuttuneet. Moni työskentelee kotonaan tavoilla, joita ei olisi osannut kuvitellakaan, ilman normaalia toimistotekniikkaa, kuten tulostusmahdollisuutta. Olemme auttaneet yrityksiä merkitsemään toimistotiloja Brother-tarratulostimien avulla. Niillä on tulostettu muun muassa koronatiedotukseen liittyviä ilmoituksia.

Pyrimme tukemaan yritysten tuottavuutta ja edistämään niiden menestystä muuttuneessa tilanteessa. Uskomme, että yrityksissä on tehtävä enemmän digitaalista yhteistyötä, jota johtaa IT-osasto. IT-osaston puolestaan on keskusteltava työntekijöiden ja johdon kanssa, sillä vain näin se pystyy ymmärtämään työntekijöiden tarpeita ja ottamaan käyttöön etätyöskentelyä palvelevia digiratkaisuja.

"Asiakas"tyytyväisyys

Työntekijöistä on tullut pikemminkin IT-osastojen asiakkaita kuin kollegoja. Siksi IT-osastojen on keskityttävä asiakastyytyväisyyteen. Tämä ajattelutapa on monille IT-osastoille uutta, ja se vaatii uusien taitojen ja asiakaspalveluhenkisen työskentelyotteen omaksumista.

IT-osastojen on selvitettävä, mitä käyttäjät haluavat ja tarvitsevat. Näin voidaan varmistaa, että digiratkaisut tuottavat parhaat tulokset ja pysyvät budjetissa. Lisäksi on otettava huomioon sekä IT-osastoon että työntekijöihin kohdistuvat paineet, kun kaikkien on sopeuduttava muuttuneisiin työskentelytapoihin ja vastuualueisiin.

Ratkaisuja luotaessa on kiinnitettävä huomiota moniin asioihin, kuten etätyön lisääntymiseen ja tulostamiseen. Tulostusjärjestelmän keskitys kannattaakin purkaa, jotta käyttäjät eivät kokoonnu yhden tulostimen äärelle, vaan pystyvät huolehtimaan turvaväleistä. Se myös parantaa työn tuottavuutta.

IT-päättäjien on edelleen luotettava omaan asiantuntemukseensa teknologian käyttöönottoja johtaessaan. Tässäkin on siirryttävä yhteistyöhön ja järjestettävä esimerkiksi työntekijäkyselyjä, aivoriihiä ja verkkokoulutuksia. Näin pystytään luomaan uusia työskentelytapoja ja kehittämään uusia prosesseja, joihin kaikki ovat tyytyväisiä ja jotka voidaan toteuttaa turvallisesti.

Miten samansuuntaiset IT-osastojen ja työntekijöiden näkemykset ovat?

Ennen koronaviruspandemiaa tehty tutkimus¹ osoitti, että IT-päättäjät ja työntekijät olivat eri mieltä digiratkaisuista. Tämä mielipide-ero on voinut muuttua pandemian aikana.

Brotherin teettämän Quocirca Print 2025 Phase Two Report -raportin mukaan vain 36 % toimistotyöntekijöistä uskoi, että tulostaminen olisi erittäin tai melko tärkeää liiketoiminnassa vuonna 2025, kun taas tätä mieltä oli 65 % IT-päättäjistä.

Mielipiteet ovat viime aikoina todennäköisesti muuttuneet, sillä työntekijät eivät ennen ole ymmärtäneet aina helposti saatavilla olevan tulostamisen arvoa. Kun tulostaminen ei ole ollut mahdollista, työntekijät ovat saattaneet alkaa pitää tulostamista aiempaa tärkeämpänä.  Tulostaminen on tärkeää, olipa kyse sitten tärkeiden asiakirjojen arkistoimisesta tai tulosteiden käytöstä oikoluvussa tai kokouksia helpottamassa.

Tutkimus myös osoitti, että toimistotyöntekijät (62 %) pitävät yhteistyötyökaluja, kuten chattoimintoja, näytön jakamista sekä puhelin- ja videoneuvotteluja tärkeämpinä kuin IT-päättäjät (45 %). 

Etätyömullistuksen myötä on lisäksi todennäköistä, että IT-tiimien näkemykset yhteistyötyökaluista ovat muuttuneet, sillä työntekijät arvostavat verkkotyökaluja nyt enemmän. IT-osastojen on yhteistyössä päättäjien kanssa toteutettava parhaat toimet ja kokeiltava eri menetelmiä sen selvittämiseksi, mikä toimii yrityksessä parhaiten.

Tulostuksen tulevaisuus

Odotettavissa on, että pandemian jälkeen työskentely toimistossa ei palaa entiselleen. Onkin kiinnostavaa nähdä, miten yritykset sopeutuvat uuteen normaaliin.

Joidenkin ennusteiden mukaan etätyö lisääntyisi ja verkkoneuvottelut korvaisivat perinteiset fyysiset neuvottelut joissakin tilanteissa. Tulostuksen osalta yritykset saattavat harkita tulostamisen keskittämisen purkamista tai jopa yritystason tulostimien hankkimista työntekijöiden kotiin. Tämän ratkaisun Brother on jo esitellyt joillekin suurille ja keskisuurille yrityksille.

Voimakkaasti hajautettu tulostaminen tarjoaa työntekijöille samat edut ja tulostustoiminnot kotona kuin toimistolla, mutta tulostusta hallitsee yritys.

Tulevaisuudennäkymät ovat epävarmoja tilanteessa, jossa työelämä käy läpi suurta mullistusta.  IT-osastojen on kuitenkin välttämätöntä pitää tiiviisti yhteyttä työntekijöihinsä ja tehdä digiyhteistyötä kehittääkseen ratkaisuja, jotka ovat kustannustehokkaita ja tehokkaita sekä tukevat parhaiten yrityksen ja tiimien tulevaisuuden tarpeita ja turvallisuutta.

Lue lisää digiratkaisuista.


_{1 Brotherin tilaama Quocirca Print 2025 Phase Two Report}