Tietojen katoamisia koki viimeksi kuluneen vuoden aikana 59 % yrityksistä, ja niistä aiheutuu Quocircan raportin mukaan eurooppalaisyrityksille noin 400 000 euron kustannukset vuodessa*.
Koska tulostusturvallisuus on monisyinen asia, Brother on laatinut seitsemän kohdan luettelon, joka auttaa yrityksiä suojautumaan tietojen katoamiseen liittyviltä tuhoisilta talous-, oikeus- ja mainehaitoilta.
1. Ota mukaan hallitus
Kyberhyökkäyksien ja tietomurtojen aiheuttamien tuhojen laajuus sekä tietosuojalainsäädännön vaatimukset tarkoittaa, että tulostusturvallisuus on nostettava korkeammalle tasolle kuin IT-osasto. Tulostusturvallisuusstrategia tulee laatia yrityksen hallituksen tasolla tietohallintojohtajan ja tietoturvajohtajan myötävaikutuksella.
2. Perusteellinen auditointi
Yritysten on selvitettävä kaikki mahdolliset tulostamiseen liittyvät haavoittuvuudet ulottamalla säännölliset tietoturva-auditoinnit myös tulostusympäristöön. Se on erityisen tärkeää, jos yrityksessä on eri-ikäisiä laitteita. Useimmat tulostuksenhallintapalveluja (MPS) tarjoavat yritykset tekevät kattavia arviointeja, ja palveluun sisältyy laitekannan optimoinnin ja tietosuojauksen jälkeen jatkuva valvonta.
3. Esiasetettujen salasanojen vaihtaminen
Oletussalasanat tai esiasetetut ylläpitosalasanat ovat tulostuslaitteiden heikko kohta. Onneksi se on helppo korjata: kun laite on asennettu, salasanat vain vaihdetaan vahvoihin ja tietoturvallisiin.
4. Laiteohjelmisto- ja suojauspäivitysten asentaminen
Tulostuslaitteiden mahdollisia tietoturvahaavoittuvuuksia voidaan vähentää merkittävästi asentamalla uusimmat laiteohjelmistopäivitykset ja asettamalla laite asentamaan päivitykset automaattisesti. Jos sinulla on kysyttävää aiheesta, käänny laitevalmistajan puoleen.
5. Tulostustöiden suojaaminen
Itse laitteet eivät ole ainoa suojattava asia, vaan suojausta kaipaavat myös tulostettavaksi lähetetyt tiedostot. Verkkoliikenteen päästä päähän -salaus takaa tulostustöille turvallisen siirron tulostimiin. Salauksesta huolehtiminen on tärkeää, sillä useimmat tulostimet säilyttävät tulostustöitä väliaikaisesti.
6. Laitteiden valvonta
Tulostuslaitteiden kulloisenkin tilan tunteminen tarjoaa kokonaisvaltaisen näkemyksen koko tulostusympäristöstä. Yritysten tulisi harkita ohjelmistotyökaluja tulostuslaitteiden valvontaan, jotta ongelmat voidaan korjata nopeasti. Laitteisiin kertyy valtavasti tietoa, jonka avulla voidaan tunnistaa mahdollisia tietoturvaongelmia ja reagoida hyökkäyksiin nopeasti. Tulostuksenhallintapalvelujen käyttäjät saavat myös säännöllisesti raportteja, joiden tulisi sisältää tiedot tietomurtojen valvonnasta ja raportoinnista.
7. Työntekijöiden kouluttaminen
Tietoja katoaa usein vahingossa (Quocircan mukaan 32 % tulostusturvallisuustapahtumista aiheutui käyttäjien vahingoista). Siksi on elintärkeää kouluttaa työntekijät suojaamaan arkaluonteisia tietoja ja lisätä tietoisuutta tietoturvauhkista. Tällaisia koulutuksia tarjoavat monet tulostuksenhallintapalvelujen tarjoajat.
* Quocirca toteutti joulukuussa 2018 verkkokyselyn, johon vastasi 250 pk- ja suuryrityksen edustajaa Isosta-Britanniasta, Ranskasta, Saksasta ja Yhdysvalloista.
