Onko tulostimesi turvallisuus hallinnassasi? Entä onko tulostimesi ja paperiasiakirjojen tietoturva kunnossa?

Jos yritys altistuu kiristyshaittaohjelmalle, se voi menettää pääsyn tuotantotietoihinsa. Jos taas yrityksen asiakastietoja tai immateriaalioikeuksien piiriin kuuluvaa tietoa kaapataan ja myydään pimeässä verkossa, seuraukset yrityksen maineelle ja liiketoiminnalle voivat olla tuhoisat.

Siltikään IT-päättäjät eivät aina vaikuta kiinnittävän huomiota tulostinturvallisuuteen. Kun Quocircan analyytikot kysyivät IT-päättäjiltä mahdollisista tietoturvariskeistä vuonna 2022, työntekijöiden kotitulostimet olivat vasta viidennellä sijalla (24 % vastaajista). Toimiston tulostusympäristö jäi vielä kauemmas kärjestä, sillä sen mainitsi vain 21 %.

Kuitenkin kaksi kolmasosaa päättäjistä kertoi Quocircalle, että niiden organisaatiossa oli koettu tietojen menetyksiä suojaamattomien tulostuskäytäntöjen seurauksena. Tietoturvarikkomuksen keskikustannukset olivat 592 000 euroa, mutta tämän lisäksi organisaatioille syntyi muita vahinkoja, kuten liiketoiminnan keskeytykset ja muut häiriöt.

Riskit ovat kahdenlaisia: Jo yhden luottamuksellisen asiakirjan katoamisesta tai jakamisesta luvattomasti voi koitua tuhoisat seuraukset. Yhdysvaltain oikeusministeriön ja Donald Trumpin välinen köydenveto siitä, vietiinkö Valkoisesta talosta luottamuksellisia asiakirjoja, sai runsaasti medianäkyvyyttä. Henkilötietoja sisältävien paperiasiakirjojen päätyminen vääriin käsiin voi kuitenkin olla tuhoisaa henkilölle, joiden tietoja asiakirjat sisältävät.

Tulostimet ja skannerit voivat jo itsessään muodostaa tietoturvariskin. Nykyaikaiset tulostimet ovat laitteita, joissa on oma muisti ja runsaasti liitäntämahdollisuuksia, kuten Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth ja USB.

Cybernewsin tutkijat kertoivat lokakuussa 2022 kaapanneensa 28 000 suojaamatonta tulostinta osoittaakseen niiden haavoittuvuuden. He tulostivat kaappaamillaan laitteilla lyhyen oppaan tulostinturvallisuudesta. Kuten he huomauttivat, pahantahtoiset ihmiset olisivat voineet saada haltuunsa tulostimien muistiin tallennettuja luottamuksellisia asiakirjoja, käyttää laitteita tunkeutumiseen muualle yritysten tietoverkkoihin tai käyttää tulostimia palvelunestohyökkäyksiin, roskapostitukseen tai kryptovaluuttojen louhimiseen.

Miten suojaat tietoverkkosi hakkereilta?

Miten tulostinturvallisuuden aukkoja sitten voidaan paikata? Jotta verkko, laitteet ja asiakirjat pysyvät suojattuina, on elintärkeää ottaa käyttöön kolmikerroksinen tietoturva, jossa otetaan huomioon koko verkko (asiakirjat, laitteet ja verkot) sekä reunalaitteet (palomuurit, reitittimet, verkkopalvelimet, kaikki kohteet, joihin on julkinen pääsy), päätelaitteet, kuten työasemat, sekä verkkoon liitetyt laitteet, kuten matkapuhelimet.

Lisäksi on tärkeää, että laitteita ja verkkoja käytetään tietoturvallisesti. Poikkeuksellista saapuvaa, lähtevää ja verkon sisäistä liikennettä tulee valvoa normaalista poikkeavien mallien tunnistamiseksi. Kiinnitetäänkö yrityksessä riittävästi huomiota tulostimiin ja muiden asiakirjalaitteisiin suuntautuvaan ja niistä lähtevään liikenteeseen?

Entä itse laitteisiin? Lisäksi vanhojen laitteiden laiteohjelmistot voivat sisältää tietoturva-aukkoja ja olla vaikeasti päivitettävissä, mikä tekee niistä alttiita luvattomalle tunkeutumiselle.

Nykyaikaisissa laitteissa tulisi olla portin hallinnan ja asiakirjasalauksen kaltaisia ominaisuuksia, jotka auttavat ehkäisemään luvatonta tunkeutumista. Kun käyttöön otetaan salasanasuojaus ja tunnistautumisteknologia, tulostaminen ja pääsy asiakirjoihin on sallittu vain asianmukaisille käyttäjille. Jonkun yrityksessä on kuitenkin otettava nämä ominaisuudet käyttöön oikein.

Tietoturva kannattaa usein kuitenkin viedä vieläkin pidemmälle ja huolehtia siitä, että työntekijöiden on mentävä tulostimelle vapauttamaan tulosteet PIN-koodin tai kortin avulla. Näin tulosteet eivät joudu vääriin käsiin.

Kaikki nämä tietoturvaa parantavat toimet on helpompi toteuttaa, kun käytössä on tulostuksenhallintapalvelu. Sen avulla voidaan seurata, mitä käyttäjät verkossa tekevät, sekä määrittää, valvoa ja seurata tietoturvakäytäntöjä ja työnkulkuja aina yksittäisen laitteen ja työntekijän tasolle asti.

Tulostuksenhallinnan voi myös antaa kumppanin hoidettavaksi. Tällöin kumppani auttaa määrittämään tietoturvan tason ja hallitsemaan tulostusta tehokkaasti. Quocircan tutkimuksessa kävi ilmi, että tulostuksenhallintapalveluja (MPS) käyttävissä yrityksissä oltiin tietoisempia tietoturvariskeistä. Lisäksi nämä yritykset suhtautuivat luottavaisesti omaan tietoturvaansa, ja niille ajan tasalla pysyminen tietoturvahaasteissa oli helpompaa.

Moni ei tule ajatelleeksi, miten älykkäitä ja tehokkaita laitteita tulostimet ja muut asiakirjalaitteet ovat. Hakkerit ja muut kyberrikolliset ovat kuitenkin siitä hyvin tietoisia.

Jos haluat tietää, miten Brother voi auttaa sinua turvaamaan yrityksesi, ota yhteyttä asiantuntijoihimme tai tutustu tarkemmin siihen, miten voit tulostaa turvallisesti.