Myös tulostinten täytyy turvata henkilötiedot

EU:n tietosuoja-asetus GDPR ei koske ainoastaan palvelimia, tietoverkkoja ja -koneita. Se koskee myös tulostettuja, kopioituja ja skannattuja dokumentteja, jotka sisältävät henkilötietoja.

Joka kolmas yritys Tanskassa ei ole oman arvionsa mukaan vielä valmis uusiin EU:n 25.5.2018 voimaantulleisiin tiukempiin tietosuojamääräyksiin. Lähes puolet kaikista yrityksistä sanoo, että uusi asetus on haastava nykyisille toimintatavoille.

Tietosuoja-asetus (GDPR) määrää miten yritysten, yhteisöjen ja viranomaisten tulee käsitellä henkilötietoja jatkossa. Monet ajattelevat, että GDPR koskee vain sähköisissä tietokannoissa olevia henkilötietoja, esimerkiksi asiakastietoja. Käsitys on virheellinen, sillä asetus koskee myös paperille tulostettua tietoa.

Tietosuoja-asetuksen noudattamatta jättäminen saattaa johtaa seuraamuksiin ja isoihin sakkoihin.

Brother tulostinvalmistajana tekee yhteistyötä tanskalaisen One Q-ohjelmistoyrityksen kanssa, jonka tietoturvaratkaisu on pilvipalvelupohjainen tulostuksenhallintajärjestelmä. One Q:n ratkaisua myydään kaikkialla maailmassa.

Tulostaminen, skannaus, kopiointi ja faksien lähettäminen ovat tietojenkäsittelyä - ja ne kuuluvat siten GDPR:n piiriin. Tyypillisiä tietosuojaan liittyviä ongelmia voi olla esimerkiksi, että tärkeät henkilökohtaiset tiedot lähetetään salaamattomana tulostimeen. Voi myös olla, että henkilökohtaisia tietoja tallennetaan salaamattomana palvelimille tai tulostimen kiintolevyille.

Myös ihmiset tekevät virheitä, esimerkiksi henkilökohtaisia tietoja voidaan tulostaa väärälle tulostimelle tai ne voivat päätyä vääriin käsiin tulostimen luovutustasolta.

Tällaiset asiat voivat tapahtua huomaamatta normaalin työpäivän aikana. Esimerkiksi hammaslääkärissä tulostetaan lasku tai muistilappu seuraavasta käynnistä, ja se voi sisältää potilaan sosiaaliturvatunnuksen. Se voi olla rautakaupan tulostama lista asiakkaan ostoksista, kaikkine yhteystietoineen.

One Q -ratkaisu tietoturvalliseen tulostamiseen

Brother tuo esille tietoturvallista tulostamista ajankohtaisessa kampanjassa. Asiakkaat saavat ilmaisen kolmen tai kuuden kuukauden tilauksen One Q:n tietoturvalliseen tulostusratkaisuun ostaessaan kampanjaan kuuluvan Brother-tulostimen. One Q:n pilvipohjainen ratkaisu on yksi markkinoiden turvallisimmista tulostusjärjestelmistä, joka noudattaa kaikkia EU:n uusia sääntöjä.

One Q on myös laatinut GDPR-oppaan yhdessä Devoteam-konsulttitoimiston kanssa. Se auttaa analysoimaan yrityksen tai organisaation nykyisen turvallisuustason tulostamisessa ja ehdottaa toimenpiteitä, jotka on toteutettava sen varmistamiseksi, että Brother-tulostimet tulevat GDRP-yhteensopiviksi.

"Olemme huomanneet, että Tanskassa ja ulkomailla on yhä enemmän asiakkaita, jotka eivät ole aivan varmoja mitä GDPR oikeastaan merkitsee. Uudet, tiukemmat tietoturvasäännöt, jotka on otetaan käyttöön kaikkialla EU:ssa toukokuussa, ovat tärkeitä myös tulostamisessa", toteaa toimitusjohtaja Morten Sørensen One Q:sta.

Sopimus Brotherin kanssa on ensimmäinen, jonka One Q on tehnyt suoraan tulostinvalmistajan kanssa. Aluksi se koskee vain Brotheria Pohjoismaissa, mutta se voidaan helposti laajentaa moniin muihin EU-maihin.

Tietoturvallisen One Q -tulostusratkaisun voi saada ilmaiseksi kolmen kuukauden ajaksi seuraaviin Brother-malleihin: DCP-L8410CDW, MFC-L8690CDW, MFC-L8900CDW, HL-L8360CDW, DCP-L5500DN, MFC-L5700DN, HL-L6300DW ja HL-L6300DWT.

Seuraaviin Brother-tulostinmalleihin sisältyy kuuden kuukauden ilmainen One Q -tulostusratkaisu: MFC-L9570CDW, MFC-L9570CDWT, HL-L9310CDW, HL-L9310CDWT, DCP-L6600DW, MFC-L6900DW, MFC-L6900DWT, HL-L6400DW, HL-L6400DWT.

"Brotherin asiakaskunta koostuu pääosin pienistä ja keskisuurista yrityksistä. Tämän kokoisilla yrityksillä ei yleensä ole omia IT-osastoja, joilla on kyky analysoida ja kehittää tietoturvaa. Haluamme auttaa asiakkaitamme saavuttamaan GDPR:n vaatimukset", kertoo Brotherin tuotepäällikkö Sami Kivelä.

EU:n uusi yleinen tietosuojadirektiivi (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018 ja tarjoaa paremman suojan henkilötietojen ja yksityisyyden varjelemiseksi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi, että organisaatio joka haluaa kerätä henkilötietoja, tarvitsee suostumuksen henkilöltä, johon tieto liittyy. Kaikilla on oikeus saada kopio kaikesta itseään koskevasta tiedosta, joka on yrityksen tai organisaation rekistereissä.

GDPR-sääntörikkomuksista voi saada sakon, joka voi olla jopa 20 miljoonaa euroa tai 4 % myynnistä.

* IT-Branchen, IT-Forum Aarhusin ja BrainsBusinessin Aalborgissa helmikuussa 2018 tekemän tutkimuksen mukaan.

Lisätietoja:

Tuotepäällikkö Sami Kivelä
sami.kivela@brother.fi
0500 429 094