Tulostuksenhallintapalvelut (MPS) ovat tulostinvalmistajien tarjoamia ohjelmistoja tulostimien, skannereiden, faksien ja kopiokoneiden hallintaan.
Palvelun avulla suuret ja pienet yritykset voivat parantaa tehokkuuttaan, tuottavuuttaan ja tietoturvallisuuttaan seuraamalla laitteiden ja tarvikkeiden käyttöä. Tulostuksenhallinta tarjoaa nämä seitsemän etua:
Voi olla turhauttavaa nähdä, miten paljon aikaa työntekijöilläsi kuluu tulostukseen liittyviin asioihin. Tulostus, skannaus, kopiointi tai faksaus vanhoilla tai huonosti toimivilla ohjelmilla on vain yksi osa. Aikaa kuluu myös laitteiden toimintahäiriöiden korjaamiseen ja uusien laser- tai mustekasettien etsimiseen.
Tulostuksenhallintapalvelun myötä tämänkaltaiset ongelmat jäävät historiaan ja työntekijöidesi aikaa vapautuu muihin tehtäviin.
Monien yksittäisten laitteiden ylläpito tulee aina kalliimmaksi kuin automaattisen pilvipohjaisen järjestelmän käyttö. Tulostuksenhallintapalvelu yhdistää laitteet yhteen hallintajärjestelmään, joka varmistaa, että uudet värikasetit toimitetaan automaattisesti ja huolto suoritetaan juuri oikeaan aikaan.
Perinpohjaisen tulostustarpeiden analysoinnin ansiosta laitekanta on helppo yhtenäistää. Liian monien laitteiden käyttö johtaa kalliisiin ylläpitokustannuksiin, vie paljon tilaa ja vaikuttaa sähkönkulutukseen.
Asiantuntijaltamme saat räätälöidyn ratkaisun todellisin kustannuksin ja hän kertoo, missä voit säästää. Tulostuksenhallintapalvelun tarjoama säästö on merkittävä verrattuna tulostusasioiden omatoimiseen hoitamiseen.
Tulostustarpeet saattavat vaihdella eri osastojen välillä. Siksi yrityksesi nykyiset ja tulevat tulostusvaatimukset arvioidaan.
Arvioinnin jälkeen tarjoamme yrityksesi eri osastoille räätälöidyn tulostuksenhallintaratkaisun. Palveluun voi sisältyä esimerkiksi tulostus mobiililaitteista tai etänä sekä esimerkiksi ratkaisu tiettyjen asiakirjojen tulostamiseen eri asiakirjamuodoissa tai eri kokoisina.
Computingin mukaan yli puolet vuonna 2015 haastatelluista IT-päälliköistä maksoi jo tulostuksenhallintapalveluista sivuperusteisesti (katso yllä oleva kaavio). Sen lisäksi he hyötyivät reaaliaikaisesta käyttöpaneelista, joka mahdollisti käytön seuraamisen ja kustannusten ennustamisen. Näin budjetoinnista tuli paljon helpompaa.
Menestyneimmät yritykset etsivät jatkuvasti uusia tapoja parantaa toimintaansa, jotta he pysyisivät kilpailijoidensa edellä.
Computingin vuonna 2015 tekemä tutkimus havainnollisti asiaa käytännössä. Yllä oleva taulukko osoittaa, että IT-päälliköt olivat suunnitelleet seuraavien 24 kk ajaksi valtavan määrän yrityksensä laitteisiin liittyviä hankkeita. Tulostuksenhallintapalvelun ansiosta työnkulku voidaan optimoida ja laitteita lisätä tarvittaessa.
Brother UK:n Computingilta tilaaman tutkimuksen mukaan 28 % IT-päälliköistä suunnitteli turvallisen tietotekniikan käyttöönottoa tai tulostusturvallisuuden parantamista muulla tavoin.
Miten tulostuksenhallintapalvelu auttaa ehkäisemään riskejä?
Yrityksen tulostustarpeiden analysointi tulostuksenhallintapalvelun yhteydessä saattaa nostaa esiin tulostukseen ja IP-osoitteen turvallisuuteen liittyviä riskejä. Yrityksen tarpeisiin räätälöity palvelu ja turvallisuussuunnitelma auttavat pienentämään riskiä. Palveluun voi liittyä myös suositus tulostimelle kirjautumiseen, jotta asiakirjaturvallisuus paranee. Tähän voidaan liittää myös asiakirjahallinta. Palvelu voi kattaa myös automaattisella kiintolevyn tyhjennyksellä varustettujen monitoimitulostimien asentamisen sekä verkossa toimivan ratkaisun, joka suojaa hakkeroinnilta.
Tulostuksenhallintapalvelua käyttäen verkkolaitteiden käyttö voidaan rajata tietyille käyttäjille, joten tietoturva paranee.
Lue lisää turvallisesta asiakirjahallinnasta ja tulostuksenhallintajärjestelmistä (PMS).
