Huonot tavat: Syyllistytkö sinä näihin kolmeen tietosuojavirheeseen?

Moneenko seuraavista tulostusvirheistä olet itse syyllistynyt? Katso tavallisimmat virheet ja miten voit varmistaa, etteivät ne muodosta tietosuojariskiä.

1. Jätätkö tulosteesi tulostimeen?

Niin käy helposti. Olet juuri lähettänyt asiakirjasi tulostimeen, kun puhelin soi. Vastaat puheluun ja yhtäkkiä huomaat, että valmis tulosteesi on odottanut tulostimessa vartin verran. Kuka tahansa tulostimen ohi kävellyt olisi voinut ottaa ja lukea sen. Useimmissa tulostimissa on myös toiminto, jolla asiakirjan voi skannata kansioon tai sähköpostiin. Jos vaikkapa tyytymätön työntekijä saisi käsiinsä arkaluonteista tai yrityskriittistä tietoa, mikä estäisi häntä skannaamasta asiakirjaa ja lähettämästä sitä eteenpäin?

2. Tulostatko yrityskriittistä sisältöä?

Kaikissa yrityksissä käsitellään salassa pidettävää tietoa. Tällaista tietoa voivat olla työntekijöiden palkka- tai verotiedot, terveystiedot, juridiset asiakirjat, opintorekisteritiedot ja sopimukset. Näiden tietojen joutuminen vääriin käsiin aiheuttaisi yritykselle vakavia seurauksia, erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen näkökulmasta. Moni tulostaa tavan vuoksi, mutta jos se tapahtuu yhteiskäytössä olevalla tulostimella, se on riski.

3. Onko sinulla paljon liiketoimintatietoa eri laitteissa?

Elämme monen laitteen maailmassa, eikä yritystoiminta ole tästä poikkeus. Ehkäpä laadit esityksen kannettavalla tietokoneella, kirjoitat raportin pöytäkoneella ja lähetät asiakirjoja eteenpäin älylaitteelta. Jos tulostat yritykseen liittyviä tietoja säännöllisesti eri laitteilta, kannattaa tarkistaa, ettei tietoja voida varastaa ja käyttää väärin, jos laite varastettaisiin tai sille tunkeutuisi luvattomasti joku ulkopuolinen.

Brother voi auttaa yritystäsi pitämään arkaluonteiset tiedot turvassa monin tavoin, esimerkiksi Brother Secure Print+ -ohjelman avulla.

Secure Print+ -ohjelmalla voit tulostaa yrityksen luottamukselliset asiakirjat turvallisesti. Tässä ovat ohjelman tärkeimmät ominaisuudet ja edut:

Korttitodennus: Asiakirjasi tulostuvat vasta sitten, kun olet valmis hakemaan ne tulostimesta. Voit vapauttaa tulosteesi henkilökortilla, jossa on NFC-ominaisuus.

Helposti hallittavissa: Käyttäjien lisääminen ja poistaminen on yksinkertaista. Jokaiselle käyttäjälle voidaan luoda oma profiili. Yksittäisille käyttäjille voidaan määrittää käyttöoikeus laitteen kaikkien toimintojen käyttöön tai rajata käyttöoikeus vain tiettyihin toimintoihin.

Turvallinen asiakirjatulostus: Voit estää luottamuksellisten asiakirjojen joutumisen vääriin käsiin. Asiakirjasi tulostuvat vasta sitten, kun vapautat tulostustyösi tulostimelta.

Jos haluat lisätietoa Secure Print+-ohjelmasta tai keskustella yrityksellesi sopivista vaihtoehdoista, ota meihin yhteyttä:

Mikko Pulkkinen, 050 331 8868.
Aki Virtanen, 050 331 2715.
Antti Piira, 050 434 4590.