4 helppoa tapaa tietojen suojaamiseen

Monissa yrityksissä tietoturvan merkitys ymmärretään, ja yritysten IT-strategiassa on usein tiukat määräykset tärkeän liiketoimintatiedon suojaamisesta. Tulostaminen saattaa kuitenkin jäädä strategian ulkopuolelle.

Palvelimien tallennustilaan pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt. Pöytäkoneet, kannettavat tietokoneet ja tabletit on suojattu salasanoin. Myös yksittäisiä tiedostoja ja tietokantoja voidaan suojata salasanoin. Mutta mitä tapahtuu, kun arkaluonteista tietoa tulostetaan?

Kun käyttäjä on saanut pääsyn luottamuksellisiin tietoihin, hän lähettää ne tulostimelle, jonka suojaus ei välttämättä ole yhtä hyvä kuin muun yrityksen tietoverkon suojaus. Tällöin tiedot on mahdollista kaapata. Onneksi tietoja voi helposti estää päätymästä vääriin käsiin.

Aloita lukemalla 4 kohdan opas tulostusturvallisuuden parantamisesta:

1. Tulostuksen jäljitettävyys

Ensimmäinen tulostuksen turvaamisen vaihe on tietoturvariskien tunnistaminen. Sitä varten on selvitettävä, kuka tulostaa, mitä ja milloin. Siinä voidaan käyttää apuna tulostuksenhallintatyökalua.

Se on yksinkertainen käyttöliittymä, jonka avulla tulostimien käyttöä ja kustannuksia voidaan hallita paremmin. Työkalussa voidaan luoda myös raportteja. Hallitusta tulostamisesta syntyy kirjausketju. Sitä tarvitaan tietoturvaloukkauksen yhteydessä, sillä se auttaa nopeasti selvittämään, mitä tietoja loukkauksen aikana on tulostettu tai käsitelty.

2. Tulostimet vain valtuutettujen henkilöiden käyttöön

Kuinka moni meistä onkaan lähettänyt asiakirjan tulostimelle, ryhtynyt tekemään jotakin muuta ja unohtanut hakea tulosteen tulostimesta? Tämä niin helposti.
On arvioitu, että keskivertotyöntekijältä jää tulostimeen vuodessa jopa 600 arkkia . Jos tulostimeen unohtunut asiakirja sisältää luottamuksellista tietoa, tiedot voivat joutua vääriin käsiin.  
Määritä tulostimeen lukitus, jonka työntekijät avaavat PIN-koodilla tai lähilukukortilla. Se rajoittaa arkaluonteisten tietojen kaappauksen riskiä ja vähentää tulostusjätettä.  Toiminto on erityisen hyödyllinen henkilöstö-, lakiasiain- ja talousosastoilla, joilla käsitellään paljon luottamuksellisia asiakirjoja.

3. Tulostimen lukitseminen

Kun osastolla käsitellään arkaluonteista tietoa säännöllisesti, tulostusturvallisuudesta huolehtiminen on vieläkin tärkeämpää.
Joissakin tulostimissa kaikki tulostustoiminnot voidaan lukita, kunnes valtuutettu käyttäjä kirjautuu laitteelle. Tulosteiden noutamiselle voidaan määrittää myös aikaraja, jonka jälkeen tiedot poistetaan tulostimesta.
Aikaraja voidaan määrittää yrityksen tarpeiden mukaisesti muutamasta tunnista muutamiin päiviin. Joissakin tulostimissa käyttöoikeuksien myöntämiseen (ja rajoittamiseen) voidaan käyttää Microsoftin Active Directorya tai LDAP-palvelinta.

4. Suojaa skannatut asiakirjat

Tulostusturvallisuutta ei pidä rajoittaa vain tulosteisiin. Myös skannatut PDF-asiakirjat voidaan suojata PIN-koodilla tai käyttämällä tietoturvallista tiedonsiirron SFTP-protokollaa. Skannaaminen käyttäen SFTP-protokollaa pitää skannatut asiakirjat täysin turvassa.
Toiminnolla käyttäjä voi lähettää skannatut asiakirjat itselleen tai asiakkaalle tavalliseen tapaan suoraan laitteelta, mutta tiedostot on salattu. Jos jokin skannatuista asiakirjoista kaapataan, tiedot pysyvät turvassa.

Lue lisää Brotherin turvatulostusratkaisuista ja siitä, miten voimme auttaa yritystäsi tulostimien hallinnassa.

¹ Brother UK whitepaper – The Hidden Cost of Printing