Opas tulostuksenhallintaan hajautetussa ympäristössä

Olemme laatineet oppaan, jonka avulla yritys saa parhaan hyödyn tulostuksenhallintapalvelusta (MPS) hajautetussa ympäristössä.

1. Määrittele tärkeimmät vaatimukset etukäteen

Vastauksia kaikkiin kysymyksiin ei tarvitse tietää ennalta, mutta vaatimukset on hyvä määrittää mahdollisimman tarkasti. Näin palveluntarjoaja pystyy tarjoamaan kattavan ratkaisun, joka palvelee juuri kyseisen yrityksen tarpeita. Yksi määriteltävistä asioista voi esimerkiksi olla, minkä ohjelmistojen kanssa tulostuksenhallintapalvelun tulee olla yhteensopiva ja mitkä ovat yrityksen tärkeimmät työnkulut. Laatimalla etukäteen konkreettisen luettelon palvelutasovaatimuksista, käyttöönoton vaiheista ja raportointivaatimuksista yritys voi varmistaa ongelmattoman tulostuksenhallinnan myöhemmissä vaiheissa.

2. Valitse sopiva ratkaisu

Palvelun yhdenmukainen toteutuminen voidaan varmistaa yrityksen kaikissa käyttöpaikoissa, mutta eri käyttöpaikat eroavat todennäköisesti toisistaan fyysisiltä mitoiltaan. Väärin mitoitettu tulostin voi heikentää tuottavuutta yllättävän paljon, joten on tärkeää tietää tarkalleen, millaiseen tilaan ja millaiseen käyttöön tulostinta tarvitaan. Näin voidaan täyttää jokaisen toimipisteen tarpeet ja saavuttaa keskittämisen tarjoamat taloushyödyt. Brother opastaa ja auttaa arvioimalla eri toimipisteiden tarpeita. Näin voidaan varmistaa, että tulostimien sijoituspaikat ovat mahdollisimman tehokkaat.

3. Analysoi

Managed Print Services (MPS) -palveluratkaisujen tulee tehostaa yrityksen toimintaa mahdollisimman monella osa-alueella, erityisesti henkilöstön ajankäytön ja työn tuottavuuden saralla. Hyvä toimittaja varmistaa aina arviointivaiheessa, ettei tulostusmääriä ole yliarvioitu. Näin yritys välttyy turhilta kustannuksilta. Paljon erilaisia toimintoja tarjoava monitoimilaite saattaa hämmentää käyttäjiä, jos he tarvitsevat vain perustoimintoja eikä heitä ole koulutettu käyttämään lisätoimintoja. Tekemällä analyyseja ja käyttäjätestausta tulostus voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti ja varmistaa, että yrityksen kaikkien osastojen ja toimipisteiden tulostustarpeet täyttyvät. Brother tarjoaa yrityksen tarpeisiin sovitettuja tulostuksenhallintaratkaisuja. Se takaa, että yritys saa tarvitsemansa suorituskyvyn joutumatta maksamaan turhista toiminnoista tai käyttämään aikaa henkilöstön tarpeettomiin koulutuksiin.

4. Raportoi ja uudelleen konfiguroi

Tulostuksenhallintaohjelmisto tarjoaa yritykselle kattavasti tietoa tulostimien käytöstä eri käyttöpaikoissa. Näin yritys pystyy seuraamaan tulostimien käytettävyysaikoja ja kustannuksia sekä varmistamaan, että kaikki toimii kitkattomasti. Tulostuksenhallintaratkaisulla on se merkittävä etu, että se voi maksaa itse itsensä takaisin: raporttien tietojen avulla palvelua voidaan hienosäätää, jolloin se tarjoaa sekä parempaa suorituskykyä että kustannustenhallintaa. Tulostuksenhallintaohjelmiston avulla yritys voi myös hallita tulostinkantaansa tehokkaammin. Esimerkiksi käyttöoikeuksia, kuten väritulostusta, voidaan rajata keskitetysti tiettyihin ajankohtiin vuodesta.

5. Huolehdi tietosuojasta

Luottamuksellisia henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn ja välittämiseen voi liittyä monimutkaisia tietoturva- ja tietosuojaongelmia. Valitsemalla tulostuksenhallintajärjestelmän, jossa asiakirjoja voidaan digitoida suoraan suojattuihin verkkokansioihin, yritys voi varmistaa tietojen pysymisen luottamuksellisina. Tällöin myös arkaluonteisia tietoja sisältävien asiakirjojen jakamisen tai lähettämisen riskit ja niihin liittyvät kustannukset poistuvat. Brother voi luoda laitteen kosketusnäytölle tällaisia tehtäviä nopeuttavia pikapainikkeita.

Lisäksi yrityksen olisi tärkeää hyödyntää myös erilaisia turvatulostusratkaisuja, jotka rajaavat tietyt toiminnot vain tietyille laitteille ja torjuvat tietoturvauhkia. Lisäksi voidaan ottaa käyttöön pull printing -toiminto, jossa käyttäjän on vapautettava tulosteet henkilökorttiaan tai henkilökohtaista PIN-koodia käyttämällä. Se auttaa vähentämään jätettä mutta myös kohdistamaan tulostetut arkit toimipisteisiin ja käyttäjiin.

Valmistaudu oikean kumppanin tuella

Tulostuksenhallintapalvelu hyödyttää koko organisaatiota, mutta vain jos valmistelut on tehty oikein. Siksi oikean kumppanin valinta on ratkaiseva. Yritys tarvitsee kumppanin, joka pyrkii aidosti ymmärtämään yrityksen tarpeita ja sovittamaan ratkaisun niihin. Lisäksi kumppani auttaa yritystä säätämään ja optimoimaan palvelua käyttöönoton jälkeen. Brotherin tulostuksenhallinta-asiantuntija varmistaa, että ratkaisun käyttöönotto sujuu yrityksessä mahdollisimman hyvin.

Brother tarjoaa teknisiä ratkaisuja kaiken kokoisille ja eri aloilla toimiville yrityksille. Kolmivaiheinen toimintatapamme käsittää arvioinnin, käyttöönoton ja optimoinnin. Näin toteutettu tulostuksenhallintapalvelu parantaa hajautetussa ympäristössä toimivan yrityksen tehokkuutta ja tuottavuutta. Lisäksi tarjoamme vertaistaan hakevaa sitoutuneisuutta henkilökohtaiseen palveluun ja tukeen.

Lue lisää Brotherin MPS-palveluratkaisuista.