Lisätty ostoskoriin
  1. Etusivu Brother
  2. Blogi
  3. Tehokkuus
  4. 2022
  5. Sujuvat IT-hankinnat etätyön maailmassa
A hybrid office scene shows remote working equipment including a laptop, lamp, desk, files and stationary.

Sujuvat IT-hankinnat etätyön maailmassa

Työmaailma on muuttunut merkittävästi kahden viime vuoden aikana. Digitalisaatio kiihtyi, kun uusia työskentelytapoja ja prosesseja otettiin käyttöön erittäin nopeassa aikataulussa, ja nyt luovimme uudenlaisessa yritysmaailmassa.


Halusimme ymmärtää tapahtuneita muutoksia, joten selvitimme eurooppalaisissa pk-yrityksissä asiantuntijatehtävissä työskentelevien kokemuksia etätyöstä ennen pandemiaa ja sen aikana.

Kävi ilmi, että ennen pandemiaa 58 prosenttia vastaajista työskenteli kokonaan toimistolla ja 36,5 prosenttia teki joko hybridityötä tai kokonaan etätyötä. Pandemia muutti työskentelyä merkittäväsi, sillä nyt vain 21 prosenttia tekee lähityötä ja etä- ja hybridityötä tekevien osuus on kaksinkertaistunut 73 prosenttiin.

Uusi tilanne aiheuttaa hankintapäälliköille päänvaivaa: kuka vastaa tehokkaan ja tuottavan työn takaavien työvälineiden hankinnasta, ostamisesta, hallinnasta ja ylläpidosta?

Kenen vastuulla IT-hankinnat ovat?


EU:n etätyötä koskeva puitesopimus ei juurikaan tuo asiaan selkeyttä. Sen mukaan työvälineiden hankkiminen, asennus ja ylläpito kuuluvat työnantajan vastuulle – elleivät työntekijät käytä omia laitteitaan.

Kyselyn mukaan yli 80 prosenttia työntekijöistä ajattelee, että työnantajan tulee tarjota etätyötä tekevälle tulostin tai skanneri. Kuitenkin alle 25 prosenttia vastaajista oli saanut käyttöönsä jommankumman.

Kolme neljäsosaa etätyötä tekevistä vastaajista kertoikin käyttävänsä ennen pandemiaa tai pandemian aikana itse ostamaansa tulostinta ja lähes 60 prosenttia kertoi käyttävänsä omaa skanneriaan.

Tämän seurauksena yrityksillä on käytössään epämääräinen valikoima usein kiireessä hankittuja laitteita, jotka eivät välttämättä ole yrityksen hankintaperiaatteiden mukaisia.

Laitehankintojen hallinta


Varojen osoittamisessa työntekijöiden etätyökustannusten kattamiseen liittyy vaara, että osa työntekijöistä käyttää saamastaan summasta vain sen verran kuin on välttämätöntä työn tekemiseen. Moni sekä lähi- että etätyötä tekevä työntekijä käyttää kuitenkin yrityksen normaalien IT-hankintakanavien kautta hankittuja laitteita.

Nämä laitteet soveltuvat tehtävään paremmin, ja erot sekä laitteiden että työntekijöiden suorituskyvyssä voivat olla huomattavia.

Kun etätyötä tekevät työntekijät hankkivat käyttöönsä laitteita, jotka eivät ole yrityksen hankintaperiaatteiden mukaisia, herää kysymys, kuka vastaa niiden kustannuksista, tulostusmäärien seurannasta ja tarviketilauksista. Laitteiden ja tarvikkeiden hankinta hajautetusti etätyökustannuksina kasvattaa yrityksen hallinnollista työtä sekä laitteiden vioista ja ylläpidosta aiheutuvia kustannuksia ja riskejä.

Miten yritykset sitten voivat sujuvoittaa hankintaprosessiaan?
A man is sitting in his hybrid office working remotely from home. He is reviewing a document printed from a Brother printer.

IT-hankinnat hallintaan


Yritysten on nyt entistä tarkemmin arvioitava, mitä laitteita työntekijät käyttävät ja miten niiden laitehankintapäätökset koskevat kaikkia työntekijöitä sijainnista riippumatta. Erityisen hankalaa hallinnasta tulee, jos työntekijät käyttävät erilaisia henkilökohtaisia laitteitaan.

Omien laitteiden käytöstä aiheutuvien sudenkuoppien välttämiseksi suosittelemme vahvasti strategisia hankintaperiaatteita, jotka mahdollistavat kaikkien laitteiden etäasennuksen, -valvonnan ja -hallinnan. Jos ajatus asiakirjojen hallintaprosessien hajauttamisesta kuulostaa hankalalta ja pelottavalta, ei syytä huoleen, sillä meillä on siihen ratkaisu.

Tulostuksenhallintapalvelu helpottaa IT-hankintoja


Laitehankintojen sujuvoittaminen hajallaan oleviin kohteisiin on helpompaa ja kustannustehokkaampaa, kun yrityksellä on tulostuksenhallintapalvelu (MPS).

Hajallaan sijaitsevien laitteiden budjetointia ja resursseja ei enää tarvitse yrittää hallita, sillä tulostuksenhallintapalvelun avulla voidaan hallinnoida jokaista yrityksen laitekantaan kuuluvaa tulostinta sen sijainnista riippumatta. Samalla myös tulostusinfrastruktuuria pystytään optimoimaan siten, että se tuottaa yritykselle eniten arvoa.

Lisäksi palvelu auttaa pienentämään etätyökustannuksia, sillä se reagoi automaattisesti laitteiden ilmoituksiin väriaineiden loppumisesta ja väriaineet toimitetaan oikeaan aikaan joko yrityksen tiloihin tai työntekijän kotiin.

Tutustu siihen, miten Brotherin tulostuspalvelut auttavat yritystäsi hallitsemaan laitteiden hankintaa, käyttöä, hallintaa, ylläpitoa ja kustannuksia sekä menestymään hybridityön maailmassa. Tutustu tulostuksenhallintapalveluihimme.

Lähteet

Brotherin uusi normaali -kyselytutkimus, marraskuu 2021: tutkimukseen osallistui 936 pk-yritysten asiantuntijatehtävissä työskentelevää vastaajaa Euroopassa
Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto: Etätyön sääntely Euroopassa covid-19-pandemian jälkeen, 2021
Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto: Etätyö covid-19-pandemian aikana sekä tautiin liittyvät riskit ja ehkäisystrategiat, helmikuu 2021
Garrigues: EUROPEAN EMPLOYMENT LAW UPDATE – FLEXIBILITY AND TELEWORKING, 2021

Lue lisää aiheesta Tehokkuus

Saatat pitää myös

Takaisin alkuun