Pikaopas sähköisen arkiston luomiseen

Sekamelska vähenee ja asiakirjat ovat tallessa ja helposti saatavilla – tässä vain muutama hyöty, jotka vähäpaperisempi asiakirjanhallinta tuottaa. Lue tästä parhaat digitointivinkkimme.
Jaamme parhaat vinkkimme vähäpaperiseen asiakirjanhallintaan siirtymiseen.

Näin pääset alkuun

• Siivoa paperit. Ennen skannausurakan aloittamista paperiarkistot kannattaa käydä läpi. Hävittämällä tarpeettomat ja vanhentuneet asiakirjat säästää valtavasti aikaa ja vaivaa. Papereita kannattaa karsia rankalla kädellä: tarvitsetko todella vuoden 1993 veroilmoitusta?
  

• Vaihda sähköisiin palveluihin. Pankit ja monet muut palveluntarjoajat tarjoavat paperittomia ja sähköisiä palveluja, mikä vähentää merkittävästi paperipostin ja uusien skannattavien asiakirjojen määrää. Tilaa laskut sähköpostitse tai verkkolaskuina paperilaskujen sijaan. 

• Suunnittele arkiston muoto. Arkistointitapa ei ole sähköisen ja paperiarkiston ainoa ero, vaan usein ajattelutapaa on muutettava. Mieti, miten olet arkistoinut paperiasiakirjasi ja miten voit kehittää arkistointitapaasi. Nyt paperit ovat ehkä laatikoissa vuosittain. Olisiko sähköiset asiakirjat fiksuinta arkistoida esimerkiksi asiakkaittain?

Sähköisen arkistointijärjestelmän luominen ja hallinta

• Alikansiorakenne. Sähköisen arkistointijärjestelmän suunnittelulle kannattaa uhrata hieman aikaa. Kun suunnittelet huolellisesti, et joudu siirtelemään asiakirjoja kansiosta toiseen myöhemmin. Nimeä kansiot ja asiakirjat selkeästi ja tunnistettavasti. Mieti, haluatko arkistoida laskut esimerkiksi kuukausittain Laskut > 2019 > Toukokuu vai kokonaan toisella tavalla, kuten Asiakkaat > Projekti > Laskut.
  

• Huolehdi varmuuskopioinnista. Pilvipalvelussa sähköinen arkistosi on käytettävissä missä ja milloin vain, eikä siihen liity paperiasiakirjojen tai fyysisten varmuuskopioiden katoamisen riskiä.

• Arkistoi jäsennetysti. Huonosti järjestetty sähköinen arkisto ei ole sen selkeämpi kuin epämääräinen paperipino hyllyssäkään. Kun yksittäinen projekti on valmis eikä siihen liittyviä tietoja ja asiakirjoja enää tarvita, voit vain siirtää koko kansiorakenteen alikansioineen arkistoon. Näin tiedot ovat saatavilla tarvittaessa.
  

Luo skannausrutiinit

• Ota skannaus tavaksi. Skannaa kaikki tärkeät asiakirjat sitä mukaa kuin ne saapuvat. Muista myös ylläpitää tätä uutta tapaa.
  

• Skannaa ja kierrätä. Alkuperäiset paperiasiakirjat on tärkeää hävittää skannaamisen jälkeen. Paperin kierrättäminen vähentää sotkua kotitoimistossa ja on hyväksi ympäristölle.

• Tarkista ja muokkaa toimintatapoja. Jos paperipinoja alkaa taas kertyä, pohdi skannausrutiinejasi ja niiden toimivuutta. Mieti, miksi asiakirjat eivät tule skannatuiksi heti ja hienosäädä arkistointijärjestelmääsi.

Käytännön vinkkejä skannaamiseen

• Perustietoa skannerin valinnasta. Jos skannattavia papereita on laatikkokaupalla, kannattaa hankkia kaksipuolisesti skannaava skanneri. Jos aineisto ei sisällä yksityiskohtaisia kuvia, kotitoimistokäytössä riittää 300 dpi:n tarkkuus. Jos skannattavaa on ehtinyt kertyä paljon, automaattinen dokumentin syöttölaite on hyvä apuväline. Sillä paperipinojen skannaaminen käy nopeasti.
  

• Skannerin liikuteltavuus ja koko. Saatavilla on paljon erikokoisia ja erilaisia skannereita. Esimerkiksi Brotherin uusimmat mobiiliskannerit kehitetty mukaan otettaviksi. Ne sopivatkin kenttätyötä tekeville. Osa malleista sopii myös työpöydän laatikkoon, jolloin ne eivät vie pöytätilaa. Kun pöytätilasta on pulaa, hyviä valintoja ovat Brotherin ADS-2200 ja ADS-2700W. 
  

• Panosta tekstintunnistukseen. Tekstintunnistustoiminto (OCR) muuntaa skannattavan asiakirjan sisältämät tekstit muokattavaan muotoon. Tällöin asiakirjoja voi etsiä sähköisestä arkistosta myös sisällön perusteella.
  

Digitalisaatio tarjoaa monenlaisia mahdollisuuksia toimia ympäristöystävällisesti. Haluaisitko päästä eroon kotitoimistosi paperivuorista? Aloita jo tänään!

Lue lisää Brotherin skanneriratkaisuista.