Tarvitaanko yrityksissä edelleen isoja A3-monitoimilaitteita?

Viime vuosina muuttunut maailmantilanne on tuonut tullessaan etätyön ja joustavuuden, minkä vuoksi yrityksissä on alettu kiinnittää huomiota tiloihin ja niiden käyttämiseen. Savantan raportin mukaan 70 prosenttia keskisuurista ja suurista yrityksistä suunnitteli siirtymistä pienempiin toimistotiloihin jo vuoden 2020 lopulla.

Hybridityömalli tarkoittaa, että työntekijät saavat valita, työskentelevätkö he etänä vai toimistolla tai mahdollisesti jopa lähempänä kotia sijaitsevassa yhteisöllisessä työtilassa. Niinpä odotettavissa on, että yritykset karsivat toimistotilojaan ja investoivat pieniin satelliittitoimistoihin, jotka sijaitsevat strategisesti lähempänä työntekijöiden koteja, tai sallivat työntekijöiden tehdä etätyötä.

Siksi kaupunkien keskustoissa tai laitamilla sijaitsevien yritysten isojen pääkonttorien merkitys muuttuu työntekijöiden päivittäisestä työpaikasta pikemminkin symboliseksi ja eräänlaiseksi tukikohdaksi. Toimiakseen tehokkaasti ja turvallisesti hajautettu malli edellyttää tietenkin kaikkia tarvittavia ja laadukkaita teknologiaratkaisuja.

Tehokkuutta paremmalla tulostuksella

Perinteisesti yritysten suurilla monitoimilaitteilla on tulostettu päivittäin monenlaisia materiaaleja isoista tulosteista ja pienistä etiketeistä erilaisiin asiakirjoihin, kuten laskuihin, palkkalaskelmiin, esityksiin ja luetteloihin. Nyt monet näistä laitteista ovat alikäytöllä ja niiden entiset käyttäjät hajallaan etätyössä, jossa he käyttävät digitaalisia tai muita käytännöllisempiä ratkaisuja.

Myös kokoukset ovat muuttuneet. Nyt kokouksia pidetään paljon verkossa, ja viime vuosina pakon sanelemana syntynyt käytäntö onkin juurtunut. Joissakin yrityksissä pidetään hybridikokouksia, joissa osa osallistujista on toimistolla ja osa etänä. Kaikissa kokousmuodoissa asiakirjat ovat kuitenkin yhä erittäin tärkeässä asemassa, ja ne ovat usein vielä paperimuodossa. Työntekijöiden on yhä voitava hallita ja jakaa tulostettuja asiakirjoja päätöksenteon tueksi joko toimistossa tai etänä sekä kokousten ja keskustelun jälkeen muistioina.

Jo ennen etätyöbuumia skannaus oli tärkeässä asemassa toimistoissa, mutta nyt sen arvo on noussut entisestään, sillä kaiken tulostetun tiedon on oltava saatavilla sekä toimistolla että etänä. Skannaamisen avulla asiakirjat saadaan myös liikkumaan turvallisesti kollegoiden, kumppanien ja tavarantoimittajien välillä. Näistä syistä siirtyminen pienempiin ja tehokkaampiin skannaustoiminnolla varustettuihin tulostimiin on nyt ajankohtaisempaa kuin koskaan.

Ei myöskään pidä unohtaa vastuullisuutta, joka ajaa maailmaa ja yrityksiä kohta energiatehokkaampia ratkaisuja ja paperin käytön vähentämistä.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tulostamista ei enää tarvittaisi. Se silti osoittaa, että tulostustottumukset ovat muuttuneet. Yritysten on ymmärrettävä tämä ja sopeutettava ratkaisut muuttuneisiin tottumuksiin. Kaikki viittaa selkeään trendiin: yritysten on järkeistettävä laitteitaan, kierrätettävä ja korvattava isot, vanhat tulostimet, joita käytetään vähän tai ei enää lainkaan - ja tarjottava työntekijöille heidän tarvitsemansa työkalut turvalliseen ja tehokkaaseen työskentelyyn.

Tarvitaanko yrityksessäsi isoja A3-tulostimia? Ammattikäyttöön tarkoitetut mustesuihkutulostimet ja pienet lasertulostimet voivat olla parempi ratkaisu

Ei ole ollenkaan varmaa, että isot keskitetyt toimistot ovat tehokkain tapa työskennellä uudessa normaalissa. Useimmissa yrityksissä on ollut isoja A3-tulostimia, joilla on itse asiassa tulostettu varsin vähän A3-koossa. Hankinta-aikaan tällainen laite saattoi olla taloudellisin ratkaisu koko toimistoa ajatellen, ja vielä nykyäänkin tällaisten laitteiden sivukustannus on pieni. Siitä huolimatta toimistojen tulostusmäärät ovat romahtaneet (vaikka yrityksen hajautetuissa tiimeissä tulostusmäärät ovat saattaneet pysyä samana), joten A3-laitteiden tarpeellisuutta kannattaa pohtia.

On aika miettiä teknologiaa ja tulostusta uudelleen ja selvittää, täyttävätkö nykyiset laitekoot edelleen käyttäjien tarpeet. Yhtä tärkeää on ottaa huomioon, että pienemmät ja modernimmat laitteet voivat olla energiatehokkaampia.

Joillakin aloilla koolla on kuitenkin merkitystä, esimerkiksi arkkitehti- ja suunnittelutoimistoissa. Mutta nekin ovat joutuneet sopeutumaan uusiin työskentelytapoihin ja digitaalisiin tiedostomuotoihin, joten ehkä on aika miettiä isojen A3-laitteiden tarvetta uudelleen ja investoida Brotherin värilasermonitoimilaitteisiin. Pieniä määriä A3-tulosteita tulostaville sopivat tehokkaiksi ja taloudelliseksi ratkaisuiksi Brotherin mustesuihkutulostimet, joilla voi tulostaa eri paperikoossa ja niissä on paljon muita ominaisuuksia.

Pieni ja tehokas on parempi kuin iso ja voimakas – melkein aina. Tärkeintä on valita ja optimoida. Brotherin ammattikäyttöön suunnitellut monitoimilaitteet ovat taloudellinen, tehokas ja vastuullinen ratkaisu, joka täyttää kaikki toimiston tarpeet. Kun näihin laitteisiin yhdistetään Brotherin tulostuksenhallintapalvelu, käytöstä saadaan mahdollisimman tehokasta ja vastuullista.