Taloustilannetta voi olla vaikea ennustaa. Mutta tulostuskustannustesi ei tarvitse olla.

Yrityksillä on edessään ennennäkemättömän epävarmat ajat. Maailman tapahtumat pandemiasta poliittisiin levottomuuksiin ovat saaneet aikaan laajamittaisia häiriöitä ja haitanneet toimitusketjujen toimintaa. Jos aiemmin kuviteltiin, että teknologiatuotteiden ja -palveluiden hinnat eivät koskaan nouse ja että ne hintojen nousun myötä tuottavat enemmän vastinetta rahoille, kiihtyvä inflaatio on muuttanut tätä käsitystä.

Kokeneet yritysjohtajat varautuvat taantumaan vuonna 2023. Elokuussa 2022 tutkimusyritys IDC ennusti, että ICT-investoinnit Euroopassa kasvaisivat 4 % tänä vuonna, vaikka se vasta heinäkuussa oli varoittanut, että vaihtoehtoisena oleva ”taantumaskenaario” voisi johtaa ”vaatimattomaan supistumiseen”. Moni teknologiayrityksen johtaja puolestaan kertoo, että avoimia tehtäviä ei saada täytetyksi osaajapulan vuoksi, joten tiimit ovat ylityöllistettyjä.

Kaikki tämä on saanut yritykset syynäämään tulostin- ja skannerikantansa kustannuksia tarkemmin.

IDC:n mukaan pk-yrityksillä ei ole varantoja, joiden turvin ne selviäisivät taloudellisesti vaikeista ajoista. Siksi ”niiden on elintärkeää hyödyntää teknologiaa älykkäästi ja keskittyä tehokkuuteen, kustannussäästöihin, tuottavuuteen ja automaatioon – ja nopeasti – selviytyäkseen tämänhetkisistä taloudellisista myrskyistä”. Huomionarvoista on sekin, että pienemmät pk-yritykset hyödyntävät isompia vähemmän pilviteknologiaa ja luottavat enemmän fyysisiin IT-laitteisiin, kuten tulostimiin. Siksi ne ovat myös alttiimpia saatavuusongelmille.

Miten yritykset voivat olla kustannustehokkaamia tulostuksen, kopioinnin ja skannauksen suhteen?

On aika analysoida tulostuskustannukset

Tulostaminen on yhä välttämätöntä useimmissa yrityksissä, eikä tähän ole odotettavissa muutoksia lähiaikoina.
Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö yritysten kannattaisi pohtia nykyisten tulostimien, skannereiden ja kopiokoneiden kustannustehokkuutta ja tehokkuutta niin yksittäisten käyttäjien kuin koko organisaation näkökulmasta.

Tulostusinfrastruktuurin kustannuksia tarkasteltaessa tulee ottaa huomioon myös käyttökustannukset, kuten tulostusvärien kustannukset. Näin käyttäjiä voidaan ohjata toimimaan kustannustietoisemmin, kuten tulostamaan kaksipuolisesti tai käyttämään väriaineen säästötoimintoa.

Tästä herääkin kysymys, ovatko laitteesi mahdollisimman tehokkaita. Vanhemmat laitteet eivät välttämättä anna tarvittavia tietoja, jotta niitä voidaan hallita tehokkaasti, eikä käyttäjillä ole mahdollisuutta käyttää kaikkia ominaisuuksia, jolloin sähköä ja tulostustarvikkeita kuluu turhan paljon.

Tehottomat ja vaikeasti integroitavat laitteet voikin olla fiksua vaihtaa nykyaikaisiin, kustannustehokkaisiin ja helposti integroitaviin tulostimiin ja skannereihin, joissa on kaikki käyttäjien tarvitsemat ominaisuudet

Tiedosta syntyy strategia

Yritys voi johtaa kustannustenhallintaa ja tehokkuutta strategisemmin esimerkiksi sijoittamalla laitteet paikkoihin, joissa niitä käytetään tehokkaammin, ottamalla käyttöön automaattiset tulostustarvikkeiden tilaukset tai kiinnittämällä käyttäjien huomiota hukkaa aiheuttavien ominaisuuksien käyttöön, kuten liialliseen väritulostamiseen tai liian laadukkaaseen tulostamiseen.

Ihannetilanteessa yritys pystyy myös seuraamaan laitteiden tilaa sekä suorittamaan korjauksia ja optimointia ennakoidusti ja aikataulutetusti, mikä ehkäisee vakavia ongelmia myöhemmässä vaiheessa ja takaa aina ihanteellisesti toimivat tulostimet.

Useimmat yritykset joutuvat tulevina kuukausina taloudelliseen vastatuuleen. Siksi tulostinstrategiaa kannattaa toteuttaa viimeistään nyt ja taata varmuus ainakin tällä osa-alueella. Katso täältä, miten pääset alkuun.