Tulostus toimistossa: Mikä on muuttunut? Paluu tulostusalalle. Henkilökohtaisia kokemuksia.

Sittemmin työskentelin vuosia muissa IT-alan tehtävissä, ja olen nyt palannut tulostusalalle Brother Nordicille. Tässä artikkelissa kerron omia näkemyksiäni siitä, mikä tilanne on vuonna 2019 ja miten nykytilanne eroaa vuosituhannen alun tilanteesta.

Palattuani asiakirjahallinnan ja tulostusalan pariin huomasin, että ala ei ollut muuttunut monella osa-alueella lainkaan. Konsolidointia on tapahtunut hyvin vähän, toisin kuin muulla IT-alalla. Useimmat markkinoilla vuosituhannen alussa olleet yritykset ovat edelleen voimissaan. Tiukasta markkinatilanteesta ja markkinoiden supistumisesta huolimatta vuonna 2019 vallitsee osa samoista markkinatrendeistä ja vaikuttimista kuin vuosituhannen alussa:

•    Paperiton toimisto ei ole lähelläkään näköpiiriä. Tulostusmäärät kyllä vähenevät, mutta viimeaikaisten tutkimustulosten mukaan millenniaalit uskovat paperin merkityksen säilyvän.

•    Palvelukeskeiset käyttöönotot ovat vakaassa kasvussa, mutta käyttöönottojen ja toimitusten parannuksille on yhä suuret mahdollisuudet.

•    Vaikka A3-tulostus on vähäistä, yritykset ottavat pääasiassa käyttöön A3-tulostuksen mahdollistavia laitteita.

Paperiton toimisto

Vuosituhannen vaihteen aikoihin paperiton toimisto oli kuuma aihe. Paperi oli tuhoon tuomittu, ja pian kaiken piti tapahtua digitaalisesti. Mutta oliko tällaiselle kehitykselle varteenotettavia todisteita? Kun lähdin alalta väliaikaisesti vuonna 2013, toimistotulostuksen määrä oli edelleen kasvussa. Kun palasin vuonna 2019, markkinat olivat muuttuneet. Toimistotulostuksen määrä on laskussa, joillakin vertikaalimarkkinoilla ja alueilla nopeammin kuin toisilla.
Tämän näkemykseni paperin merkityksestä kuitenkin haastaa Quocircan tekemän tutkimuksen löydös, joka lupaa yllättävää kehitystä.
Sen mukaan tulostus ei olekaan katoamassa mihinkään...
On arvioitu, että nuorten diginatiivisukupolvien esiinmarssi vähentäisi tulostusmääriä, mutta tutkimustulokset osoittavat päinvastaista kehitystä. Itse asiassa millenniaalit odottavat tulostuksen merkityksen kasvavan.

Quocircan tutkimus osoittaa, että
•    74 % 18–34-vuotiaista pitää tulostusta tärkeänä tällä hetkellä.
•    77 % 18–34-vuotiaista IT-päättäjistä odottaa tulostuksen olevan tärkeää liiketoiminnassaan vuonna 2025.
Sen sijaan 45–54-vuotiaiden vastaukset ovat hyvin erilaisia.
•    82 % tämän ikäryhmän vastaajista pitää tulostusta tärkeänä nyt, mutta vain 54 % uskoo sen merkitykseen vuonna 2025.
Tämä nouseva trendi ei koske vain Eurooppaa, vaan se vallitsee myös Yhdysvalloissa.
Vuoteen 2025 mennessä 75 % työvoimasta on millenniaaleja (nyt 18–34-vuotiaita). Sen lisäksi, että heillä on määräenemmistö, he myös siirtyvät päättäviin asemiin.
Kumoaako tämä tutkimus ajatuksen siitä, että tulostamisen merkitys vähenee tulevaisuuden älykkäämmissä, virtuaalisemmissa ja paremmin yhteydessä olevissa ekosysteemeissä?
Paperi on selvinnyt hengissä digiviestinnän, internetin ja mobiilitoimistojen esiinmarssista. Jos Quocircan tutkimien millenniaalien ajatuksiin on luottaminen, se selviää virtuaalityöpaikan kasvunkin aikakaudesta.

Muutos kohti palveluja: Tulostuksenhallintapalvelu

Tulostusalan trendit ja muutos noudattavat pitkälti yleistä IT-alan kehitystä. Yksi esimerkki tästä on muutos kohti palvelukeskeisiä käyttöönottoja. Tulostuksenhallintapalvelut syntyivät vuosituhannen alussa. Minusta niiden syntyyn vaikutti kolme sidosryhmää:
1.    alan toimijat, joilla oli paineita parantaa katettaan
2.    asiakkaat, jotka halusivat entistä enemmän ratkaisuja ja palveluja
3.    vahva analyytikkoyhteisö, joka tunnisti tässä hyvät mahdollisuudet tuottavuuden parantamiseen, konsolidointiin ja merkittäviin kustannussäästöihin.
Kehityksen alkusysäykseen vaikutti muun muassa Gartner Groupin raportti ”Rightsizing Output Fleets: The Hidden Gold Mine”. Gartner Group totesi, että tulostuslaitteet voivat maksaa suuryritykselle 1–3 % vuosiliikevaihdosta ja että näiden ympäristöjen oikein mitoittaminen voisi tuoda jopa 30 prosentin säästöt.
Tällä osa-alueella muutosta on mielestäni tapahtunut paljon. Monilla asiakassegmenteillä ja vertikaalimarkkinoilla palveluihin keskittyvät käyttöönotot ovat muodostuneet normiksi. Uskon kuitenkin, että kehittymisen varaa vielä on.
Ensinnäkin laitteita on voitu yhdistää, sillä kopiointi- ja tulostusteknologiat ovat lähentyvät toisiaan. En kuitenkaan ole vakuuttunut siitä, että tämä kehitys olisi johtanut ihanteelliseen laitekantaan. Selitän näkemystäni kohta lyhyesti.
Toiseksi, on ymmärrettävä, että näkyvät kustannukset (laitteisto-, tarvike- ja huoltokustannukset) ovat vain pieni osa omistamisen kokonaiskustannuksista. Gartner Groupin mukaan vain 10 %. Huomattavasti suuremman osan muodostavat ylläpito sekä käyttäjien aika ja tuottavuus. Oikean tasapainon löytäminen sekä ihmisten, prosessien ja ylläpidon yhtälön ratkaiseminen on ratkaisevaa täyden hyödyn saamisen kannalta.

A3 vai A4-pulma

Tulostuskoko lienee yllättävin osa-alue. Vuosituhannen alussa teimme asiakaskyselyn, jossa kävi ilmi, että A3-tulostusmäärät olivat pienet, monissa tapauksissa vain parin prosenttiyksikön luokkaa. Näin on edelleen vuonna 2019. A3-tulosteiden osuus monien asiakkaiden kokonaistulostusmäärästä on nyt noin 1 %. Kuitenkin kun käyn tapaamassa asiakkaita ja käyn läpi tarjouspyyntöjä, yritykset haluavat edelleen A3-laitteita. Miten tämä pulma voi edelleen olla olemassa?
Olen hämmentynyt, kuten kollegani ja alan asiantuntijatkin. Minulla on kuitenkin aavistus siitä, mistä tämä outo trendi johtuu.
Ensinnäkin trendiä ylläpitää alamme itse. Jälleenmyyjät ovat perinteisesti keskittyneet tiukasti A3-malleihin, sillä kopiokonemyyjien liiketoimintamalli perustuu pitkälti katteeseen, jota saadaan kalliimmista laitteista ja pitkän aikavälin huoltosopimuksista. Siksi myyjiä on kannustettu myymään kalliimpia A3-laitteita.
Myyntiargumenttina on usein ollut, että suhteellinen sivuhinta on pieni. Se pitää osittain paikkansa, mutta tulostimeen on keskitettävä suurempi tulostusmäärä, jotta sen A4-laitteita suurempi yksikköhinta saadaan kompensoitua. Tästä on mielestäni seurannut muutama ikävä tilanne.
Jotta jokaiseen laitteeseen on voitu keskittää riittävä tulostusmäärä laitteen kokonaiskustannuksen kompensoimiseksi, laitteita on oltava vähän suhteessa käyttäjien määrään, mikä heikentää tuottavuutta. Tuottavuuden heikkeneminen on useimmille asiakkaille kestämätön tilanne. Siksi tulostusmääriä ei voida keskittää riittävästi eikä luvattua taloudellisuutta ole saavutettu.
Toivoa kuitenkin on.
Osa asiakkaista on ymmärtänyt tämän ja alkanut vaatia tasapainoista käyttöönottoa sekä ryhtynyt tasapainottamaan laitekantaa ja paperikokoja uudelleen. Myös toimittajapuolella tapahtuu muutosta. Tuotevalikoima on muuttumassa ja sisältää enenevässä määrin A4-kokoonpanoja. Gap Intelligence julkaisi hiljattain artikkelin, joka käsittelee näitä muutoksia (https://www.gapintelligence.com/blog/2018/why-bigger-a3-is-changing-to-better-a4-when-choosing-a-mfp).
Viime kädessä ratkaisevaa on prosessi ja se, miten hyvin ymmärrämme asiakkaan tarpeita ja toimintaa. Meidän tulee käyttää enemmän aikaa asiakkaan vaatimusten ja liiketoimintatarpeiden ymmärtämiseen, jotta voimme luoda heille erilaisen laitekannan.

Päätelmät

Vuoteen 2025 mennessä tietyntyyppisten asiakirjojen tulostaminen vähenee väistämättä, mutta täysin paperittomaan toimistoon kehityksen ei uskota vievän. Vähäpaperisempi toimisto sen sijaan on odotettavissa.
Vaikka millenniaalit uskovat olevansa riippuvaisia tulostamisesta, myös digitalisaation ja mobiilipalvelujen merkitys kasvaa. Siksi tarvitaan työkaluja, jotka mahdollistavat tuottavan työn sekä paperi- että digiympäristöissä.
Paljon hyvää kehitystä on tapahtumassa, ja jos jatkamme strategioidemme, suhtautumisemme ja taitojemme kehittämistä, meillä on yhä hyvät mahdollisuudet parantaa toimintaamme.

Quocirca: Print 2025
Gap Intelligence: Why Bigger (A3) Is Changing to Better (A4) when Choosing a MFP?