Mitkä viisi asiaa pitää ottaa huomioon tulostimia etätyöläisille hankittaessa?

Etätyömääräysten vuoksi yritykset ovat joutuneet uuden eteen myös tulostusratkaisujen suhteen, ja merkitykselliseksi on noussut tarve helpottaa työntekijöiden tulostamista sijainnista riippumatta. Yrityksissä pohditaan, miten työntekijöiden työskentelyä voidaan tukea näinä vaikeina aikoina. Sekä työntekijät että yritys hyötyvät siitä, että käytettävät laitteet on helppo yhdistää etätyötä tekevien työntekijöiden kotiverkkoon.

Kun tehtävänä on valita IT-laitteita yrityksen käyttöön, on tärkeää pohtia, mitkä viisi asiaa pitää ottaa huomioon tulostimia etätyöläisille hankittaessa.
 
1. Liitäntämahdollisuudet ja helppokäyttöisyys: Keskivertotyöntekijä ei ole mikään IT-velho. Siksi tulostimissa kannattaa kiinnittää huomiota helppoon asennettavuuteen, vianetsintään ja ylläpitoon. Kun työntekijät eivät joudu tuskailemaan ylimääräisten ongelmien parissa tai tuhlaamaan aikaansa tukilinjoilla roikkumiseen, he pystyvät keskittymään tekemään työtään tehokkaasti. Etätöitä ei aina tehdä kannettavalla tietokoneella. Työntekijän työ siis tehostuu, jos hän voi käyttää älypuhelin- ja tablettisovelluksia.

Etätyötä tehostamaan voidaan harkita myös tilapäistä tulostuksenhallintapalvelun (MPS) etätyösopimusta, joka tarjoaa työntekijöille mahdollisuudet tuottavan työn tekemiseen kotona. Laitteiden lisäksi sopimukseen voidaan sisällyttää etäasennus, automaattiset väriainetilaukset ja -toimitukset sekä vianetsintä etäratkaisuna. Tällaiset lisäpalvelut helpottavat ja tehostavat kaikkien työtä.

2. Tehokas tilankäyttö: Jo ennen turvavälien aikaa toimistotilojen tehokas hyödyntäminen oli yrityksille tärkeä asia. Nyt kun ihmiset ovat tehneet itselleen työpisteen vierashuoneeseen tai keittiönpöydälle, kiinnostus vähän tilaa vieviä tulostimia kohtaan on lisääntynyt. Jos yrityksessä aiotaan hankkia tulostimia etätyöläisille, on hyvä pitää mielessä, että kotikäytössä ei välttämättä tarvita suurta määrää ominaisuuksia ja että tilaa voi olla käytettävissä vähän. Pienikokoiset tulostimet auttavat hyödyntämään rajallista tilaa tehokkaasti.

Yrityksillä on kuitenkin jatkuvasti ratkottavanaan muitakin etätyöhön liittyviä haasteita, kuten verkkoyhteydet, yhteistyö ja tietoturva, ja työntekijät odottavat vastaavia parannuksia kaikille osa-alueille. Moni odottaakin voivansa käyttää etätöissä lähes samoja toimintoja kuin toimistolla työskennellessään.
Käytettävissä olevan tilan tuomat rajoitukset ja työntekijöiden odotukset toiminnallisuudelta on tärkeää saada tasapainoon, mikä voi alkuun viedä aikaa mutta johtaa pitkällä aikavälillä suurempaan tyytyväisyyteen.


3. Ympäristönäkökohdat: Ympäristötietoisuus lisääntyy sekä yritysten että työntekijöiden parissa.
Ihmiset haluavat nyt entistä enemmän ostaa yrityksiltä, joilla on vastuulliset prosessit¹, ja työntekijät odottavat, että työnantaja suhtautuu vastuullisuuteen vakavasti².
Tiedämme, että yritykset arvioivat tulostimiensa vastuullisuutta yleensä vain  niiden varsinaisen käyttöiän ajalta, sillä tähän liittyvät suurimmat kustannukset (väriaine ja sähkönkulutus).

Miten yrityksen tulisi ottaa vastuullisuus huomioon etätyöhön liittyvissä asioissa?
On tärkeää pitää mielessä, että vaikka vastuullisuushyödyt pienentävät kustannuksia, todellisia vastuullisuushyötyjä voidaan saavuttaa vain ottamalla huomioon laitteen koko elinkaari. Tässä on otettava huomioon myös etätyötä tekevien ihmisten kotiin hankittavat laitteet, ja yritysten on huolehdittava siitä, että laitteet on mitoitettu oikein niiden todelliseen käyttöön.

Kannattaa pohtia ainakin näitä asioita:
Ovatko tulostimen raaka-aineet peräisin vastuullisista lähteistä? Tarjoaako tulostintoimittaja ilmaisen käytettyjen värikasettien kierrätyksen? Hävittääkö tulostintoimittaja käytöstä poistetut laitteet yrityksen puolesta elektroniikka- ja sähkölaiteromua koskevan EU-direktiivin mukaisesti?


4. Tietoturva: Jokainen yritys sanoo, että tietoturva on erittäin tärkeä asia.
Yrityksissä keskitytään suojaamaan palvelimet, tietokoneet ja tietokannat, mutta unohdetaan helposti, että tulostimien turvallisuudesta huolehtiminen on aivan yhtä tärkeää.
Koska ihmisillä tuskin on kotonaan suuryritysluokan tietoturvaratkaisuja, yritysten on tärkeää huolehtia siitä, ettei etätyöläisten laitteiden kautta ole mahdollista päästä tunkeutumaan yrityksen muutoin turvalliseen verkkoon. Etätyöläiset eivät ole yritystasoisen palomuurin suojassa, joten he tarvitsevat apua tulostinturvallisuuden varmistamiseen. Yritys voi pienentää tästä aiheutuvia riskejä valitsemalla etätyöläisille tulostimet, joissa on tehokkaat turvaominaisuudet, kuten päästä päähän -salaus. Lue lisää tietojen suojaamisesta tulostusturvallisuutta käsittelevästä blogiartikkelistamme.

Etätyöläisten omien tulostimien käytön voi sallia sen jälkeen, kun niiden turvaominaisuudet on selvitetty ja on varmistettu, että ne täyttävät yrityksen turvavaatimukset.
Lisäksi on tärkeää huolehtia etätyön viimeisestä tietoturvalenkistä eli mahdollisuudesta silputa tai muutoin tietoturvallisesti hävittää luottamuksellisia asiakirjoja.

5. Kustannustehokkuus: Kun yrityksissä jatketaan etätyöhön liittyvien haasteiden selättämistä ja etätyöläisten tarpeiden täyttämistä, on hyvä muistaa, että jokainen pienikin ajan, tehokkuuden ja kustannusten säästö vaikuttaa kokonaistuottavuuteen.

Sijoitus tulostuksenhallintapalveluun auttaa seuraamaan tulostimien käyttöä tarkasti. Näin voidaan tunnistaa mahdollisuuksia optimoida tulostamista ja saavuttaa tärkeitä kustannussäästöjä ja tehokkuushyötyjä. Tulostuksenhallintapalvelun avulla tulostusta voi rajoittaa, mikä pienentää kustannuksia. Lisäksi sopimukseen sisältyy huolto, joten yllättäviä kustannuksia ei laiterikoista tule.Tulostimissa on myös monenlaisia säästötiloja, joiden käyttäminen auttaa säästämään kustannuksissa. Käyttämätön tulostin voidaan asettaa siirtymään lepotilaan, jolloin sähkönkulutus pienenee. Väriaineen ja paperin kulutusta taas voi pienentää määrittämällä esimerkiksi tulostimen käyttämään heikompaa tulostuslaatua luonnosten tulostamiseen, tulostamaan harmaasävyinä tai tulostamaan useita sivuja yhdelle arkille.

Tutustu tulostuksenhallintapalvelun viiteen tärkeimpään ominaisuuteen täältä.
 
Lähteet:
1) www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - December 2018
2) ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - October 2019