Hybridityötä voidaan tehostaa yrityksissä tarratulostuksen avulla

17 kesäkuuta 2021
3 minuutin lukuaika

Kirjoittaja

Brother-kirjoittaja
Brother-työnimike
Brother-osasto

17 kesäkuuta 2021
3 minuutin lukuaika

Moderni työpaikka on murroksessa, ja sen odotetaan kehittyvän merkittävästi perinteisestä toimistosta.

Koronapandemian aiheuttama etätyöbuumi on saanut sekä työntekijät että yrityspäättäjät huomaamaan etätyön hyödyt työn ja vapaa-ajan tasapainolle ja tuottavuudelle. Siksi monissa yrityksissä suunnitellaan nyt työviikon jakamista lähityö- ja etätyöpäiviin.

Tuoreen tutkimuksen mukaan pandemian jälkeen jopa kolmannes työtunneista voitaisiin tehdä etätöinä¹, ja hybridityöstä tulisi työskentelyn normi². Kotona tehdyllä etätyöllä on ilmeiset hyödyt, mutta siihen liittyy myös haasteita sekä yrityksille että työntekijöille.

Yrityksen on hankalaa pitää kirjaa hajallaan olevan työvoiman työvälineistä, huolehtia yrityksen omaisuuden turvallisuudesta ja tarjota työntekijöille teknistä tukea ongelmatilanteissa. Työntekijöille kipupisteenä puolestaan on tehokkaan työtilan järjestäminen kotiin.

Tarratulostimet ovat jo nyt tärkeitä työvälineitä toimistopäälliköille. Nyt ne voivat auttaa yrityksiä selviytymään etätyöhön liittyvistä logistiikka- ja IT-haasteista. Tässä on neljä parasta tarratulostinvinkkiämme, jotka auttavat ylläpitämään työntekijöiden tuottavuutta ja pitämään yrityksen omaisuuden kartalla:

Laitekannan hallinta merkitsemällä

Sitä mukaa kuin työskentely kehittyy ja laajenee ihmisten koteihin, työntekijät vievät entistä enemmän yrityksen omaisuutta kotitoimistoihinsa. Se vaikeuttaa yrityksen laiteomaisuuden hallintaa. Suuryritysten IT-osastot ovat jo vuosien ajan merkinneet kaikki laitteet, mutta pienissä yrityksissä merkitseminen ei välttämättä ole ollut yhtä tarpeellista aiemmin.

Laitteet merkitään yksilöllisillä sarjanumeroilla tai viivakoodeilla. Näin merkitään kaikki laitteet hiiristä latureihin ja kannettavista tietokoneista jopa toimistotuoleihin. Näin yritykselle muodostuu luettelo kaikesta omaisuudesta, mikä helpottaa suunnittelua ja omaisuuden hallintaa sekä sujuvoittaa IT-tukipalvelujen toimintaa, sillä laitteet on helppo ja nopea tunnistaa.

Myös laitteiden ylläpitoa ja päivittämistä, kuten laiteohjelmistopäivityksiä, voidaan seurata laitteiden merkintöjen avulla, mikä auttaa ylläpitämään yrityksen laitteiden tietoturvaa.
Tarratulostimella tulostetut viivakoodit on helppo lukea. Niiden käyttäminen vähentää inhimillisiä virheitä ja nopeuttaa laitteiden käsittelyä verrattuna sarjanumeroiden syöttämiseen järjestelmään käsin. Kun laitteet ovat työntekijöiden kotona eikä viivakoodia voida lukea, sarjanumero on hyvä tapa tunnistaa laite.

Laitteiden merkitseminen kadonneiden laitteiden tunnistamiseksi

Hybridityön myötä ihmiset liikkuvat myös kodin ja työpaikan välillä enemmän, jolloin mukana kulkevien arvokkaiden laitteiden varkauksien ja katoamisten riski kasvaa. Paitsi että kadonneista laitteista koituu yritykselle kustannuksia, niihin liittyy myös luottamuksellisten tai tärkeiden tietojen ja asiakirjojen katoamisen tai vääriin käsiin päätymisen riski.

Selkeät laitemerkinnät, joista käyvät ilmi yrityksen pääkonttorin osoite ja yhteystiedot, auttavat pienentämään näitä riskejä ja kasvattamaan laitteiden takaisin saamisen mahdollisuutta. Näin laitteen löytäjän on helppo palauttaa se oikealle omistajalle.

Laitteiden katoamisen riski ei kuitenkaan koske vain liikkumista. Myös toimistolta voi kadota laitteita ja työvälineitä, kun työntekijöillä ei enää ole omia kiinteitä työpisteitä. Kun laitteissa ja työvälineissä on niiden käyttäjän nimi tai työntekijätunnus, tämä riski pienenee.

A female staff member is working from a home office / hybrid working. She is organising her paper files using a labelling printer to increase business productivity.

Ammattimaiset lähetystarrat

Etätyö ja verkkokaupan kasvu saattavat johtaa siihen, että työntekijät lähettävät työhön liittyvää paketti- ja kirjepostia kotoaan.

Etätyötä tekevän kotitoimistoon voidaan hankkia langaton tarratulostin lähetystarrojen tulostamiseen. Näin saadaan ammattimaiselta näyttäviä, yrityksen ja kuljetusyrityksen vaatimukset täyttäviä tarroja. Tarrojen tulostaminen on nopeaa, ja paketit kulkevat sujuvasti, kun niissä on selkeät lähetystarrat.

Etätoimisto järjestykseen

Tulevaisuudessa yrityksiltä vaaditaan todennäköisesti, että niiden tulee varmistaa työntekijöiden kodeissa olevien etätyöpisteiden soveltuvuus työskentelyyn. Yritykset voivat aloittaa tämän työn jo nyt ja järjestää työpisteet asianmukaisesti.

Etätyö tuo työhön uusia laitteita, johtoja ja paperityötä. Yritykset voivat auttaa työntekijöitään pitämään työasiansa järjestyksessä nimikoimalla johdot, kansiot, asiakirjat ja säilytyslaatikot tehokkaasti ja yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Näin työaikaa ei tuhlaannu liikaa hallinnolliseen työhön.

Tulevaisuuden työpaikoilla ihmisillä ei välttämättä enää ole omia kiinteitä työpisteitä. Siksi työvälineiden merkitseminen ja nimikoiminen auttaa työntekijöitä pitämään omat työvälineensä tallessa.

Pandemia-aika on opettanut meille ainakin sen, että yritykset pystyvät sopeutumaan hyvin vaikeisiinkin tilanteisiin. Ja kun pohdimme tulevaisuuden hybridityöhön mahdollisesti liittyviä haasteita, hyvät merkitsemiskäytännöt tuovat taatusti helpotusta arkeen.

Varmista, että työntekijäsi ovat valmiita hybridityöhön ja tarjoa heille välineet uuteen normaaliin – etätyöhön kotona. Lue lisää tarratulostusratkaisuistamme!

^{1 https://www.consultancy.eu/news/5436/one-third-of-work-in-europe-could-be-remote-post-pandemic}

^{2 https://www.bbc.co.uk/news/business-56331654}

Lue lisää aiheesta Tehokkuus